Datenschutz

Informationen zum Datenschutz

für Anliegen an den Bürger-Service über die virtuellen Bürgerdienstedienste
gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)


 

1. Anlass und Gegenstand der Verarbeitung
Die Stadt Mannheim bietet unter mannheim.livecontract.de eine Online-Plattform (die virtuellen Bürgerdienstedienste) an, die Bürger*innen ermöglicht, Anträge und Behördengänge bereits in verschiedenen Bereichen digital zu erledigen, ohne persönliche Anwesenheit im Bürgerservice. Zur Vorbereitung eines Termins für die virtuellen Bürgerdienste und zur Bereitstellung des virtuellen Bürgerdiensts und Ihrem Zugriff auf dieses erhalten wir von Ihnen personenbezogene Informationen, die wir als verantwortungsbewusster Verantwortlicher sorgsam zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeiten. Die virtuellen Bürgerdienste sind eine weitere Option für die Bürgerschaft zur Erledigung von Behördengängen, die Möglichkeit für Termine vor Ort verbleibt. Über die besondere Verarbeitung bei Verwendung des virtuellen Bürgerdiensts möchten wir im Folgenden informieren.

Näheres über den allgemeinen Umgang mit Ihren Datenverarbeitung im Rahmen der Bearbeitung von Anträgen und Anfragen finden Sie in den Datenschutzhinweisen zum jeweiligen Antrag.
 

 

2. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Stadt Mannheim     
Fachbereich Bürgerdienste    
K 7 | 68159 Mannheim
E-Mail: buergerdienste@mannheim.de


3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Stadt Mannheim
Rechtsamt – Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
E 4, 10 | 68159 Mannheim
E-Mail: datenschutz@mannheim.de
 

4. Kategorien und Herkunft der personenbezogenen Daten sowie Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten (Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten, ggf. Abbild des Personalausweises und weitere Angaben gemäß dem Antragsformular bzw. der Anforderung der Sachbearbeitenden) werden zur Erfüllung unserer Aufgaben, konkret der Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Anliegens in der von Ihnen gewünschten digitalen Form, verarbeitet.

Dazu geben Sie Ihr Anliegen und Ihre Daten und Kontaktmöglichkeiten an. Sie erhalten danach einen Termin mit Zugangsdaten zu unserer digitalen Plattform, über die der Termin mit Ihnen virtuell durchgeführt wird. Zum Termin kommunizieren wir mit Ihnen in Echtzeit (per Videokonferenz) über die Plattform und tauschen über die Plattform die zwingend erforderlichen Dokumente und Nachweise inklusive Ihrer digitalen Unterschrift und ggf. des Identitätsnachweises aus. Weiterhin werden anfallende Gebühren digital bezahlt.

Beim Aufruf des virtuellen Bürgerdienstes werden automatisch allgemeine technische Daten über diesen Vorgang erfasst und in einer Protokolldatei gespeichert. Die Speicherung dient ausschließlich der Gewährleistung der Sicherheit und Verfügbarkeit der Plattform. Im Einzelnen wird über jeden Abruf folgender Datensatz gespeichert:

  • Ihre IP-Adresse
  • Name der abgerufenen Datei
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
  • Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
  • verwendetes Betriebssystem
  • Suchbegriffe mit Datum und Uhrzeit
  • Provider

Die Plattform für den virtuellen Bürgerdienst verwendet sogenannte Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die über Ihren Internetbrowser auf Ihrem Computer oder mobilen Endgerät abgelegt und gespeichert werden. Die verwendeten Cookies dienen dazu, einen technisch sicheren Zugriff und Verbindung auf die Plattform zu gewährleisten und Grundfunktionen wie die Speicherung Ihrer Einstellungen für die Videokonferenz zu ermöglichen. Sie werden nach 30 Tagen automatisch von der Plattform gelöscht. Die Plattform kann ohne diese Cookies nicht richtig bzw. sicher funktionieren. Sie haben allgemein die Möglichkeit, Ihren Internet-Browser so einzustellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, und können Cookies zulassen oder ausschließen und bereits vorhandene Cookies löschen. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktion Ihres Internetbrowsers, um Informationen zu der Änderung dieser Einstellungen zu erlangen. Wir weisen darauf hin, dass einzelne Funktionen unseres Angebots möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

Bei der Videoübertragung können auch Umstände erfasst werden, die Rückschlüsse auf sensiblere Informationen wie Ihre Gesundheit oder Religion (z.B. bei Brillenträgern) geben können. Wir verarbeiten diese Daten jedoch nur in dem unbedingt zur Antragsbearbeitung erforderlichen Umfang, insbesondere zur Verifizierung Ihrer Identität, soweit dies für Ihr Anliegen erforderlich ist, und speichern lediglich die benötigten Daten; andere Daten werden nicht gespeichert bzw. umgehend gelöscht.

Zur Zahlungsabwicklung nutzen wir den Dienst ePayBL, eine vom Bund und den Ländern gemeinsam entwickelte und über unseren technischen Dienstleister bereitgestellte Zahlungsplattform. Die Zahlung erfolgt, indem Sie Ihren Zahlungsdienstleister auswählen und in eine Eingabemaske der Zahlungsplattform Ihre Zahlungsdaten eintragen. Ihre Zahlungsdaten und Angaben zur Abrechnung werden über eine gesicherte Schnittstelle dem Zahlungsdienstleister übermittelt und von diesem eigenverantwortlich zur Abwicklung der Zahlung verarbeitet. Wir erhalten vom Zahlungsdienstleister die Bestätigung über die Zahlung und ggf. buchungsrelevante Angaben. Nach dem Termin werden die Daten soweit erforderlich aus der Plattform in unser Aktensystem überführt.

Grundlage für die vorstehenden Verarbeitungsschritte im Rahmen des virtuellen Bürgerdienstes bilden Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG und dem jeweiligen Fachgesetz, das sich nach Ihrem konkreten Anliegen richtet. Pflichtangaben sind im Online-Formular gekennzeichnet bzw. werden von dem*der Mitarbeiter*in benannt. Ohne die Pflichtangaben kann Ihr Anliegen nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden.

Dabei erhalten nur die intern zuständigen Stellen und Beschäftigte des Verantwortlichen die personenbezogenen Daten, die diese zu den vorgenannten Zwecken benötigen. Das gilt auch für unsere hinzugezogenen Dienstleister (wie technische Dienstleister) und externe Stellen. Personenbezogene Daten werden von uns an diese Stellen und Dienstleister nur übermittelt, wenn dies für die vorgenannten Zwecke auf der vorstehend erläuterten Grundlage erforderlich ist.  Dies betrifft insbesondere die Syncpilot Deutschland GmbH & Co. KG, die wir mit der Bereitstellung der digitalen Plattform für den virtuellen Bürgerdienst beauftragt haben und die dazu nach unseren Weisungen die erforderlichen Daten erhält und verarbeitet.


5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre mitgeteilten personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert und nach Ablauf von 28 Tagen seit Beendigung der Maßnahme oder Dienstleistung gelöscht. Die zum Aufruf der Plattform erfassten bzw. protokollierten technischen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind

Ausgenommen hiervon sind Daten, für die gesetzliche oder anderweitig vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten bestehen; diese werden für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gespeichert und im Anschluss routinemäßig entsprechend der gesetzlichen Vorschriften gelöscht.


6. Datensicherheit
Die im Anmeldeformular eingetragen Daten werden nach etablierten Verschlüsselungsstandards (nach TLS 1.2 oder eines mindestens vergleichbaren Standards) transportverschlüsselt an uns übermittelt.


7.     Betroffenenrechte
Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen als betroffene Person folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren vorgenannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden, wie z.B. bei dem für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 0711/6155410
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de