Einsatz und Zugang elektronischer Dokumente

Die Stadtverwaltung Mannheim bietet derzeit auf ihrer Internet-Site die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mittels E-Mails und eine Geschäftsprozessabwicklung mittels Formularen. Sie setzt momentan keine elektronischen Verschlüsselungs- und Signaturverfahren ein. Deshalb werden E-Mails, die verschlüsselt und / oder signiert sind oder den Festsetzungen dieser Zugangseröffnung nicht genügen, von der Stadtverwaltung nicht weiter bearbeitet. Die Absender entsprechender E-Mails erhalten von der Stadtverwaltung gem. § 3a, Abs. 3 Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg eine entsprechende Information mit den für sie geltenden Rahmenbedingungen. Dokumente und Vorgänge, die der Schriftform genügen müssen (d.h., dass eine persönliche Unterschrift erforderlich ist), müssen derzeit papiergebunden vorgelegt bzw. abgewickelt werden. Soweit es Dokumente und Vorgänge gibt, für die Verfahren mit einer rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation realisiert sind, wird hierauf besonders hingewiesen. Das zu Testzwecken eingerichtete Mailpostfach ePoststelle [at] mannheim [dot] de kann zwar mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene Dokumente empfangen, es dient jedoch ausschließlich der Vorbereitung einer Virtuellen Poststelle. Die Abwicklung von elektronischem Geschäftsverkehr über diese Mailadresse kann nur erfolgen, soweit dieses entsprechend vereinbart wurde.

Voraussetzungen für den elektronischen Geschäftsverkehr mit der Stadt Mannheim

Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung per E-Mail übermitteln, empfangen und bearbeiten können, müssen diese folgende Voraussetzungen erfüllen:

• E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP; MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.
• Dateianhänge (sog. Attachments) werden in folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:
  • *.doc (MS Word bis Version 97/2000/XP)
  • *.xls (MS Excel bis Version 97/2000/XP)
  • *.rtf (Rich Text Format)
  • *.pdf (Portable Document Format bis Version 1.3)
  • *.txt (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text)
  • *.jpg, *.tif, *.pgm, *.pbm, *.png (Standard Bildformate)
  • Weitere Formate oder Versionen dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Empfangsstelle verwendet werden. In allen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmbestandteile (sog. Makros) enthalten sein.
• Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verringert („gepackt“) werden. Komprimierte Dateien werden nur in der Form nicht selbstentpackender ZIP-Dateien (*.zip) entgegen genommen.
• E-Mails sollen incl. Anhängen technisch bedingt nicht mehr als 5 Megabyte Dateivolumen haben.
• Aufgrund der Virenverbreitung durch E-Mails ergreift die Stadt Mannheim geeignete Gegenmaßnahmen. E-Mails, die in HTML-Form versendet werden und Scripte enthalten, werden abgewiesen, der Absender erhält eine Fehlermeldung.
• Einige Dateierweiterungen sind gesperrt, da es sich um Programme handelt, die ungewollt ausgeführt werden können. Bei aktuellen Virenangriffen können auch weitere Dateien gesperrt werden.
• Sofern für Zustellungen ein Zustellnachweis erforderlich ist, kann eine Abwicklung des Geschäftsverkehrs nicht elektronisch erfolgen.