Werkzeuge

  • Ansprechpartner


    Koordination priMA
    Michaela Stanke
  • Weitere Informationen

    priMA ist als Prozess auf drei Ebenen zu verstehen:

    • priMA ist ein stadtweiter Prozess, der insgesamt von den Bereichen getragen wird und in der Verantwortung des Managements bzw. der Verwaltungsspitze liegt.
    • priMA ist Prozess auf der Ebene der Fachbereiche und Eigenbetriebe und wird gestaltet von den Führungskräften und der örtlichen Personalvertretung.
    • priMA ist Veränderungsprozess über wenige Tage für ein ausgesuchtes Thema innerhalb eines Kurzprojekts, in dem das Team Probleme löst.

Bei priMA steht ein umfangreicher Werkzeugkoffer mit verschiedenen Instrumenten aus Moderation und Qualitätsmanagement zur Verfügung.

Die priMA Werkzeuge:

  1. Optimierung von häufigen Abläufen -> priMA-Prozesse
  2. Analyse von komplexen Prozessen und "Produkten" bis hin zur Neudefinition von Strukturen in Abteilungen -> priMA-Dienstleistungen
  3. Lösung anderer Kernprobleme, die keine Abläufe sind -> priMA-Strategien
  4. Bewertung von Gebäuden und Einrichtungen der Stadt -> priMA-Service
  5. Sonstige Themen, z.B. neue Konzepte und Strategien, Teamentwicklung, Klausurtagungen -> priMA-Lösungen
  6. Optimierung von Arbeitsplätzen und -bereichen -> priMA-Büro
  7. Abstimmung und Aufgabenverteilung im Team -> priMA-Team

 

Die Werkzeuge im Detail:

1. priMA-Prozesse: Prozesse und Abläufe optimieren

  • Prozesse laufen nicht so rund wie sie sollten?
  • im Arbeitsprozess gibt es viele Schnittstellen
  • Fehler entstehen immer wieder
  • Verbesserungswünsche
  • es könnte effizienter laufen?

Das Team dokumentiert die wichtigsten Fakten zum Prozess analysiert diese, zeigt Verbesserungspotenzial auf und entwickelt Lösungsmöglichkeiten. In einer Zwischenpräsentation stimmt das Team die Lösungsalternativen mit den Führungskräften ab und beginnt danach mit der Umsetzung der Lösungen.

 

2. priMA-Dienstleistungen : Kernprozesse neu organisieren

Ein ganzes Produkt, wie es z.B. im städtischen Produktkatalog definiert ist, soll auf „auf Vordermann“ gebracht werden? Ein priMA-Team aus dem Fachbereich/Eigenbetrieb klärt, wie das Produkt effizienter gestaltet werden kann. Das Team analysiert zunächst das Produkt und stellt fest, welches der Kernprozess ist, der die eigentliche Leistung für den Kunden/Bürger erbringt und welche Unterstützung-/Ergänzungsprozesse existieren.

Die einzelnen Prozesse werden dann nach der in priMA-Projekten bewährten Vorgehensweise jeweils auf die Wertschöpfung und das Verbesserungspotenzial hin untersucht. Das Team entwickelt Ideen zur Verbesserung. Anschließend prüft es, welche Lösungen machbar und wie dabei die unterschiedlichen Prozesse aufeinander abzustimmen sind.

Wichtig bei diesem Projekt ist, dass die Bereitschaft besteht, ggf. die Aufbaustruktur in Frage zu stellen und zu optimieren. Die Lösungen werden kurz- bis mittelfristig umgesetzt.

 

3. priMA-Strategien: Kernprobleme benennen und Strategien zur Lösung entwickeln

Sie kennen schwierige Themen und Situationen. Hier spielen nicht nur sachliche Probleme eine Rolle, sondern u.U. auch die zwischenmenschliche Zusammenarbeit, scheinbar unbeeinflussbare Rahmenbedingungen etc. Einige Themen „ranken“ sich um ein Problem. Das Team soll herausfinden, was das Kernproblem ist? Dann könnte die Zielorientierte Projektplanung (ZOPP) der richtige Weg sein, Situationen zu analysieren, Strategien zu entwickeln und umzusetzen. Der Ablauf:

  • Forumlieren des Anliegens, Analyse des Kernproblems
  • aus dem Kernproblem werden Ursachen und (negative) Folgen abgeleitet
  • das Kernproblem sowie Ursachen und Folgen werden zu positiven Zielsetzungen und Prämissen umformuliert (Zielanalyse)
  • zu einzelnen Themensträngen werden Strategien entwickelt und
  • zu den einzelnen Strategien umsetzbare Maßnahmen vereinbart

 

4. priMA-Service: Einrichtungen verbessern und Kundenorientierung steigern

Einrichtungen unterliegen permanent der Beurteilung ihrer Besucherinnen und Besucher. Die Ansprüche an den öffentlichen Bereich sind deutlich gestiegen. Eine Einrichtung soll deshalb aus der Sicht des Kunden untersucht und entsprechende Verbesserungen initiieren werden? Mit dem Service-Qualitäts-Barometer® (SQB) wird der Besuch einer Einrichtung aus Kundensicht bewertet und Verbesserungsvorschläge entwickelt, die umgesetzt werden.

 

5. priMA-Lösungen: Schnittstellen und Zusammenarbeit verbessern

Es sollen Schnittstellenprobleme geklärt oder eine bessere Zusammenarbeit im Bereich erreicht werden. Dazu soll ein auf die Belange zugeschnittener Workshop durchgeführt werden? Hier hilft entweder ein Mix aus den obigen Methoden oder eine frei entwickelte und auf die Bedürfnisse zugeschnittener Moderationsfahrplan.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer entwickeln ein funktionsfähiges Modell einer neuen Lösung, erarbeiten die notwendigen Veränderungen und neuen Regelungen und veranlassen anschließend die Umsetzung der Maßnahmen. Während des Workshops wird in bewährter priMA-Manier die Zustimmung der Leitung eingeholt und am Ende das Ergebnis den Beteiligten präsentiert.

 

6. priMA-Büro: Übersicht und Ordnung am Arbeitsplatz und in gemeinsam genutzten Bereichen schaffen

Die sogenannte 5A-Aktion hilft Teams und einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern,

  • Auszusortieren
  • Aufzuräumen
  • den Arbeitsplatz sauber zu halten
  • Arbeitsstandards verbindlich einzuhalten und
  • Alle Schritte zu wiederholen und zu verbessern.

In der "5A-Aktion" fällt es leichter, sich an die Arbeit zu machen und für jeden und alle die passende Ordnung zu finden. Teams entwickeln gemeinsam für sie passende Vereinbarungen. Gleichzeitig geben Beratung und Begleitung bei der Neuorganisation und Klärung von Systemen sowie Aufbewahrungsfristen Sicherheit.

7. priMA-Team: Abstimmung verbessern und ungeplante Aufgaben einsteuern.