Projektablauf

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    Koordination priMA
    Michaela Stanke
  • Weitere Informationen

    priMA ist als Prozess auf drei Ebenen zu verstehen:

    • priMA ist ein stadtweiter Prozess, der insgesamt von den Bereichen getragen wird und in der Verantwortung des Managements bzw. der Verwaltungsspitze liegt.
    • priMA ist Prozess auf der Ebene der Fachbereiche und Eigenbetriebe und wird gestaltet von den Führungskräften und der örtlichen Personalvertretung.
    • priMA ist Veränderungsprozess über wenige Tage für ein ausgesuchtes Thema innerhalb eines Kurzprojekts, in dem das Team Probleme löst.

priMA-Projekte und Workshops dauern bis zu dreieinhalb Tage. Kürzere Varianten für weniger komplexe Themenstellungen sind das Miniprojekt (zwei Tage) und der priMA-Blitz (bis zu einem Tag).

Für die vielfältigen Themenstellungen werden jeweils spezifische Workshop-Designs entwickelt, die nicht als Standard-Ablauf darstellbar sind. Allen Workshops gemeinsam ist jedoch das Grundkonzept von priMA (Projektauftrag, Teamzusammensetzung, Verantwortlichkeiten von Führungskräften und Team, Rahmenbedingungen und Umsetzung der Ergebnisse bis hin zur Qualitätssicherung nach einem Jahr).

Der Ablauf einer klassischen Prozessoptimierung:


1. Abschnitt

Die Teammitglieder erhalten zu Beginn eine Einführung, um sich mit den Regeln und Grundprinzipien von priMA vertraut zu machen. Somit verfügen alle Teammitglieder über den gleichen Informationsstand.

Nach dieser Einweisung wird das Projektthema detailliert vorgestellt.

Anschließend stellt das Team Recherchen an, um den Ablauf des Arbeitsvorgangs sowie entsprechende Daten und Zahlen fehlerfrei zu erfassen.

Dazu gehört, vor Ort zu gehen und in den Ämtern und Außenstellen Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen zu führen, vor allem nichts auf Annahmen beruhen zu lassen, sondern zu schauen und zu fragen, wie es wirklich läuft. Ist der verbesserungswürdige Vorgang vollständig erfasst, wird er anhand folgender Fragestellungen bewertet:

  • Wer ist überhaupt unsere Kundin / unser Kunde?
  • Was will die Kundin / der Kunde?
  • Wie verlaufen die einzelnen Arbeitsschritte?
  • Wer ist in welcher Reihenfolge am Arbeitsprozess beteiligt?
  • Welche Arbeitsschritte sind wertschöpfend?
  • Welche Gründe gibt es, warum der Arbeitsprozess so abläuft?

2. Abschnitt

Nun folgt die Kreativitätsphase, in der die Teammitglieder ihre Ideen einbringen und einen besseren Ablauf des Vorgangs zu entwerfen. Sie entscheiden sich für machbare Alternativen, frei nach dem Motto 'Besser 80 % gemacht als über 100 % nachgedacht'. Um die Umsetzbarkeit weiter zu sichern, findet am Nachmittag des zweiten Tages die sogenannte 'Zwischenpräsentation' statt, in der die Fachbereichsleitung über den Stand des Projekts informiert wird und den ausgewählten Lösungen, sofern keine trifftigen Gründe entgegenstehen, grünes Licht gibt.

3. Abschnitt

Die sofortige Umsetzung der Ergebnisse ist ein entscheidendes Merkmal von priMA. An diesem Tag werden möglichst viele der Aufgaben, die zur Umsetzung der Lösungen erforderlich sind, an die Teammitglieder zur Erledigung verteilt und in Angriff genommen. Am Nachmittag wird die für den nächsten Tag vorgesehene Präsentation vorbereitet.

Nicht immer können alle Maßnahmen und Arbeitsaufträge sofort umgesetzt werden. Dann wird eine 'Hausaufgabenliste' von den Teammitgliedern erstellt. Hier endet die eigentliche Projektarbeit.

4. Abschnitt

Die Präsentation wird vom kompletten Team durchgeführt. Es werden die wesentlichen Ergebnisse und Auswirkungen der Veränderungen anhand der im Projekt erarbeiteten Unterlagen vorgestellt. Sie dauert ca. 30 Minuten. An der Präsentation der Ergebnisse können alle Interessierten teilnehmen: vor allem die Beschäftigten des Bereichs und der Stadtverwaltung, aber auch Link öffnet neues Fenster: Externe.

Nachtreffen und Qualitätssicherung

Ca. 30 Tage nach dem Projekt findet ein Nachtreffen statt, in dem die Erledigung der ausstehenden 'Hausaufgaben' festgestellt bzw. bis zur endgültigen Umsetzung weiterverfolgt wird. Nach einem Jahr werden die Ergebnisse des Projekts nochmals qualitätsgesichert, womit das Projekt abgeschlossen ist.